Vuélvase verde – Renueve Virginia

En diciembre de 2008, el gobernador de Virginia, Tim Kaine, lanzó Renovar Virginia, una serie de acciones legislativas y administrativas de un año de duración que promueven las energías renovables, crean empleos verdes y fomentan la preservación del medio ambiente. De hecho, un objetivo noble, y como lo son muchas iniciativas de este tipo, suele ser más difícil de realizar que un decreto. La preservación del medio ambiente está en la mente de todos hoy, y con razón. Dado que consideramos que el mundo es ahora el hogar de más de 6 mil millones de personas, todos debemos ser conscientes de los recursos compartidos.

Una de las áreas ambientales clave en las que las agencias gubernamentales, en particular, pueden enfocarse es la reducción de papel en sus procesos. Durante los últimos 10 años, muchas de estas organizaciones han adoptado la idea de alejarse del papel y han implementado sistemas de gestión de documentos electrónicos, que permiten que el papel se almacene en formato electrónico para facilitar su recuperación y uso compartido sin la creación de papel adicional. Muchos incluso han dado el paso adicional de ‘digitalizar’ o convertir sus registros históricos más antiguos en papel y microfilm a formatos digitales, y han podido ‘reciclar’ el espacio enormemente costoso que utilizaban anteriormente para almacenar estos documentos.

Sin embargo, una de las áreas de mejora significativa que más se pasa por alto es el punto en el que los ciudadanos interactúan o interactúan con estas agencias. Actualmente, muchos de los municipios del Commonwealth tienen grupos de formularios necesarios publicados en sus respectivos sitios web para que los ciudadanos los encuentren, impriman y completen por su cuenta sin la interacción de los empleados. Este es un paso en la dirección correcta, pero algo limitado en su eficiencia y poder «verde». Por ejemplo, si quiero tener una venta de garaje en mi ciudad natal de Chesapeake, VA, puedo ir al sitio web de la ciudad, abrir el formulario de permiso, completar los campos requeridos (todo bien hasta ahora …) pero ENTONCES, Tengo que imprimir el formulario (desperdicio de papel y tinta), escribir un cheque (desperdicio de papel y tinta costosos) y conducir hasta la oficina del Comisionado de Ingresos (desperdicio de gasolina y tiempo) o enviarlo por correo a la oficina del COR ( desperdicio de sobres, sellos y correos de gas y tiempo). Una vez que la oficina del Comisionado recibe mi solicitud de permiso y el cheque, el formulario en papel (que comenzó como un documento electrónico) ahora debe digitalizarse e ingresarse en su sistema de gestión de documentos para su aprobación y archivo. El cheque también tiene que ser depositado (y alguien debe verificar que se liquide …) ¡Las ineficiencias son monumentales!

¿No tiene mucho más sentido eliminar el desperdicio que se produce entre el formulario electrónico original en el sitio web y el formulario electrónico completado y depositado en el sistema del Comisionado? Una revisión superficial de la Ciudad de Chesapeake ¡La página de formularios en línea muestra más de 140 formularios! ¿Cuánto papel, gasolina y mano de obra se podrían ahorrar eliminando el ‘desperdicio’ en este proceso? ¿Multiplicado por el número de municipios de la Commonwealth? ¿O el país?

Entonces, felicitaciones a muchas de las agencias gubernamentales de Virginia que han adoptado sistemas de gestión de contenido electrónico… estás a mitad de camino. Ha ‘ecologizado’ el back-end de su proceso. Comencemos a enfocarnos en el frente en el futuro, y una realidad de «Virginia renovada» puede estar mucho más cerca para todos nosotros.

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