Sistemas efectivos de numeración de trabajos y códigos de costos

Descripción general

Muchas empresas tienen un sistema de numeración secuencial de trabajos, pero ¿ha considerado la posibilidad de alterar la secuencia de numeración para poder extraer informes para un determinado tipo de proyecto o proyectos por año y los informes informativos que podrían generarse?

Y, ¿sus códigos de costos son suficientes para cubrir los detalles que necesita ver en sus informes? ¿Agrupa todos los viajes y la subsistencia relacionados con el sitio en un solo código, o tiene los detalles de hoteles versus alojamiento y comidas versus subsistencia?

No todos los programas de software son lo suficientemente sofisticados como para permitir secuencias personalizadas de numeración de tipos de trabajos; sin embargo, incluso los sistemas de software de costos de trabajo básicos pueden adaptarse para permitir un sistema de numeración avanzado.

Secuencias de numeración de trabajos específicos

Las técnicas de generación de informes avanzadas pueden generar una gran cantidad de información. La forma en que se numeran los trabajos puede aliviar la carga de informes, por lo que los proyectos de un determinado tipo y / o año se pueden extraer fácilmente del software. Las muestras de secuencias de numeración podrían basarse en los siguientes criterios:

· Año de adjudicación del proyecto

· Obras públicas vs privadas

· Comercial vs. residencial

· Construcción vs. servicio

· División (es) de la Compañía

Si su software lo permite, puede comenzar el número de trabajo con el año otorgado, seguido del tipo de trabajo y luego un número secuencial. La gerencia puede solicitar un informe de ingresos brutos en todos los proyectos de mejora de inquilinos comerciales en 2013. Si tiene una secuencia de numeración, este sería un informe fácil de obtener, en lugar de revisar todos sus proyectos de 2013 y sumar manualmente los números para obtener el resultados.

El archivo maestro de costos del trabajo es otra buena fuente de información si se completan todos los campos y existe un uso común de campos personalizados que se pueden usar para generar informes.

Códigos de costo: ¿demasiado pocos o demasiados?

A menudo vemos listas de códigos de costos que se extienden a varias páginas. La mayoría de los programas de software de costos de trabajo permiten el uso de un código de costo para múltiples categorías (Mano de obra, Materiales, Gastos de trabajo directos, etc.).

Una buena fuente para establecer una lista de códigos de costos es el resumen de la oferta y las hojas de detalles que se utilizan al licitar proyectos. Esto arrojará las diferentes etapas de la mano de obra, los tipos de materiales a instalar asociados con esa mano de obra, los diferentes tipos de equipos que se alquilarán, las categorías de subcontratistas y los detalles de los costos directos del trabajo en los que se incurrirá.

Estas actividades se pueden «numerar» para establecer una lista de códigos de costos. Si el software permite el uso de un código en varias categorías, piense en no duplicar descripciones, sino organizar los códigos por «tipo» de trabajo que se está realizando, equipo alquilado, gastos directos del trabajo, trabajo normalmente subcontratado, etc.

Mantener sus códigos de costos consistentes permitirá entonces informes aún más sofisticados: la administración ahora puede solicitar todos los proyectos de mejora de inquilinos comerciales en 2013 y el costo total de alquiler de grúas para el año en esos proyectos específicos.

¿Por qué seguir estos pasos?

La historia es una gran fuente de información a la hora de predecir el futuro. Los detalles de costos se pueden analizar para tipos específicos de trabajos al prepararse para licitar un proyecto similar. La información histórica se puede analizar en busca de márgenes en ciertos tipos de proyectos o una división de la empresa para tomar decisiones sobre si un determinado tipo de trabajo es rentable o no.

Si los campos están disponibles en el archivo maestro de costos del trabajo, los informes se pueden generar no solo por tipo y año, sino también por el gerente del proyecto para ver el rendimiento y la estimación frente a los resultados reales.

Conclusión

Al desarrollar cualquier sistema de numeración, la coherencia es importante para maximizar los resultados de los informes. La gerencia debe determinar la información que desean ver y desarrollar números de trabajo y códigos de costos que permitan reportes avanzados no solo para ellos mismos, sino que también brinden información útil para estimaciones, gerentes de proyectos y contabilidad.

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